Voilà bientôt deux semaines que nous sommes confinés. Pour certains d’entre vous, l’expérimentation du télétravail est en cours.
Normalement, sauf en cas de circonstances exceptionnelles [exemple : menace d’épidémie, si vous voyez ce que je veux dire], le télétravail doit être mis en place dans le respect de certaines règles : un accord collectif ou une charte élaborée par l’employeur (après avis des représentants du personnel - CSE)...
A circonstance exceptionnelle, organisation exceptionnelle !
Il est nécessaire néanmoins, de clarifier dès le départ les conditions et les objectifs du télétravail, de manière explicite : Quoi ? Quand ? Comment ? Avec qui ? Quel.s outil.s ? ...
Un écrit (une note de service, un courriel…), des objectifs clairs inspirent confiance, rassurent et responsabilisent l’ensemble des acteurs de la structure quel que soit le niveau hiérarchique.
Se retrouver du jour au lendemain en télétravail et pas forcément de manière volontaire, peut déstabiliser. C’est normal puisque vous n’avez pas eu le temps de vous y préparer sereinement.
Quoi qu’il en soit, aujourd’hui, il faut gérer avec les moyens du bord ! Voici quelques conseils pour organiser son télétravail, éviter les pièges et dépasser les difficultés.
👉 Installer de bonnes conditions de travail
Au-delà du cadre horaire à poser (pour éviter d’en faire trop ou pas assez), il est important de créer une ambiance de travail. Vous me direz : "tout le monde n’a pas un bureau dans son logement". C’est vrai que l’on peut se retrouver à télétravailler dans un coin du salon, la table de la cuisine ou salle à manger… Il faut néanmoins créer votre espace de travail avec une installation optimale (notamment en matière de postures) et ce avec des monstres (petits ou grands) confinés avec vous. Vous pouvez mettre en place un code "ne pas déranger" pour faire passer le message aux plus petits :
le foulard rouge autour du cou ou sur le dossier de la chaise "Stop, là je travaille donc je ne suis pas disponible",
"quand j’utilise telle chaise cela signifie que je travaille donc ne me demande pas si tu peux prendre une pomme", j’aurai pu dire un bonbon 😊,
un post-it en forme de flèche ou doigt sur l'horloge afin d'indiquer le top départ pour le retour des questions ou sollicitations,
un minuteur afin de les aider à prendre conscience du temps qui passe (celui de l’ordinateur affiché et bien visible sur l’ordinateur ou celui de la cuisine en forme de tomate rouge déposé et bien visible sur votre espace de travail…) pour signaler qu’il vous reste encore 14 minutes et 50 secondes de travail avant la réouverture de la fonction "maman" ou "papa" ! Si vous choisissez le minuteur de votre téléphone, vous pouvez personnaliser le son de l'alarme : pourquoi pas lui faire choisir la musique de fin !
A tester : un repère temps visuel ou sonore peut aider ! Je ne suis pas certaine que cela marche pour le chat qui squatte le clavier d’ordinateur ou le chien qui vient tirer sur le bas de votre pantalon parce qu'il a envie de jouer ou besoin de sortir !
✔️ Organiser, planifier
Il va falloir préparer votre journée de télétravail puisqu’il s’agit d’une mécanique de travail différente.
Conservez une routine quotidienne avec des tâches récurrentes.
Habillez-vous le matin, surtout si on teste avec vous un appel en visioconférence (Face Time, Messenger, Skype…).
A partir d’une liste de tâches à accomplir, programmez dans votre agenda tout en restant prêts à changer les priorités au pied levé.
Coupez les appels, la messagerie électronique, les médias sociaux (en activant le mode avion ou mode nuit) pour vous consacrez à une tache qui demande de la concentration et éviter les interruptions. La durée dépend de chacun, le tout s'est de s'y tenir. Vous pouvez commencer par 25 minutes.
Profitez-en pour faire ce que vous n’avez pas le temps de faire d’habitude : trier et vider la boite e-mail, classer dans les dossiers les 120 fichiers enregistrés sur le bureau de l’ordinateur...
Prévoyez des séquences de travail ne nécessitant pas le réseau téléphonique ou internet : un plan B 👉lire des articles classés depuis 2 mois dans le dossier "A lire", imaginer un nouveau projet...
✔️ Garder le contact
Le télétravail est un bon test de confiance. Il est important de ne pas vouloir tout contrôler. Mais la distance n’exclut pas le suivi et l’accompagnement : faire le point, informer, s’informer, exprimer ses besoins, conseiller…
Si vous managez, passez en revue la « to do list » avec votre équipe et soulignez les priorités. Il faut vous assurer que chacun pourra avancer sur ses dossiers convenablement et disposera des informations nécessaires au bon déroulement de son télétravail.
Vous pouvez utiliser, selon votre structure, le téléphone, les courriels, la visioconférence, des tableaux de bord partagés sur le serveur, le OneDrive, Microsoft Teams…
Vous pouvez aussi créer un groupe chat sur WhatsApp au nom du dossier ou action à suivre. Quand on gère ou suit plusieurs dossiers, cela permet d'y accéder rapidement.
✔️ Accordez-vous des pauses et déconnectez-vous le soir pour votre équilibre mental !
Prenez soin de vous et restez chez vous !
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